Hvordan bruker jeg bemanningsplan (staff planning) i Clinic+?

-------- NORSK / NORWEGIAN --------

Hvordan bruker jeg bemanningsplan (staff planning) i Clinic+?

Bemanningsplan brukes til å planlegge når hver medarbeider (optiker, optometrist osv.) jobber og har pause. Avtaler kan kun bookes innenfor butikkens åpningstider og bookingerstider, og medarbeiderens planlagte tid bør ligge innenfor eller samsvare med disse.

Før du planlegger: Åpningstider og bookingerstider
• Åpningstider = når butikken/klinikken er åpen.
• Bookingerstider = når kunder kan bestille avtaler (ofte innenfor eller kortere enn åpningstidene, f.eks. butikk åpen 09–18, booking 09–17).
• Disse settes under Konfigurasjonstabeller → Region → Klinikkens åpningstider (Clinic opening hours). Velg uke, og for hver ukedag: slå på «Åpen», sett Åpningstid (fra–til), slå på «Bookbar» hvis dagen skal kunne bookes, og sett Bookingerstid (fra–til). Bookingerstiden må ligge innenfor åpningstiden. Lagre.

Steg 1: Åpne bemanningsplan
• Gå til Avtaler (Appointments) i hovedmenyen.
• Velg Bemanningsplan (Staff planning). Du ser ukevisningen for valgt uke.

Steg 2: Velg uke og person
• Bruk pilene eller kalenderikonet for å gå til forrige/neste uke eller velg uke.
• I nedtrekksmenyen «Velg person» velger du den medarbeideren du vil planlegge for.
• Til høyre vises klinikkens åpningstider og bookingerstider for uken (Day, Open from, Book from, Book to, Open to) som referanse.

Steg 3: Fyll ut arbeidstid og pause per dag
• For hver ukedag (man–søn) vises et kort med:

• Arbeidstid (Working): Fra–til (når personen jobber).

• Pause (Pause): Fra–til (pause innenfor arbeidstiden).
  • Fyll inn arbeidstid og eventuell pause for hver dag. La feltet stå tomt hvis personen ikke jobber den dagen.
  • Arbeidstiden bør normalt ligge innenfor klinikkens åpningstider (og helst innenfor bookingerstiden) slik at avtaler kan legges der.

Steg 4: Lagre
• Sjekk at totalene (arbeidstimer og pausetimer) stemmer.
• Klikk Lagre. Planen lagres for valgt person og uke.

Andre funksjoner
• Maler: Du kan åpne en lagret mal (Open templates), lagre ukesplanen som mal (Save as template) eller slette mal for denne uken (Delete template).
• Notater: Under «Notater denne uken» kan du legge inn en felles notat for uken.
• Rediger åpningstider: Klikk på klokkeikonet «Rediger åpningstider» for å gå direkte til Klinikkens åpningstider i Konfigurasjonstabeller.

Tips: Sørg for at åpningstider og bookingerstider er satt riktig før du planlegger personer. Da unngår du at avtaler bookes utenfor butikkens eller den enkeltes tid.

-------- ENGLISH --------

How do I use staff planning in Clinic+?

Staff planning is used to plan when each staff member (optician, optometrist, etc.) works and has breaks. Appointments can only be booked within the store’s opening hours and booking hours, and the staff member’s planned time should fall within or match these.

Before you plan: Opening hours and booking hours
• Opening hours = when the store/clinic is open.
• Booking hours = when customers can book appointments (often within or shorter than opening hours, e.g. store open 09:00–18:00, booking 09:00–17:00).
• These are set under Configuration tables → Region → Clinic opening hours. Select a week, and for each weekday: turn “Open” on, set Open time (from–to), turn “Bookable” on if that day can be booked, and set Booking time (from–to). Booking time must be within opening time. Save.

Step 1: Open staff planning
• Go to Appointments in the main menu.
• Select Staff planning. You see the week view for the selected week.

Step 2: Select week and person
• Use the arrows or calendar icon to go to previous/next week or pick a week.
• In the “Select person” dropdown, choose the staff member you want to plan.
• On the right, the clinic’s opening hours and booking hours for the week are shown (Day, Open from, Book from, Book to, Open to) as a reference.

Step 3: Enter working time and break per day
• For each weekday (Mon–Sun) a card shows:

• Working: From–to (when the person works).

• Pause: From–to (break within working time).
  • Enter working time and any break for each day. Leave fields empty if the person does not work that day.
  • Working time should normally be within the clinic’s opening hours (and ideally within booking hours) so that appointments can be placed there.

Step 4: Save
• Check that the totals (working hours and pause hours) are correct.
• Click Save. The plan is saved for the selected person and week.

Other features
• Templates: You can open a saved template (Open templates), save the week plan as a template (Save as template), or delete the template for this week (Delete template).
• Notes: Under “Notes this week” you can add a shared note for the week.
• Edit opening hours: Click the clock icon “Edit opening hours” to go directly to Clinic opening hours in Configuration tables.

Tip: Make sure opening hours and booking hours are set correctly before you plan staff. That way you avoid appointments being booked outside the store’s or the individual’s time.